故事是這樣開始的，當想要申請就讀的海外學生，透過填寫word檔或線上表單來申請入學，接著迫不急待想知道自已錄取了沒有，打了一通國際電話來詢間申請的進度，現在你的手邊有一大堆的申請案件，而且這些案件通常會印出來，再送給系所院審查，審查的過程中，因為距離需要有人把文件親自送到該系所辨公室，產生第一個時間差，接著因為要實際把紙本文件提供給負賣的主管，但主管卻不一定在辨公室，又產生了第二個時間差，完成後下一關卡是教務單位，再回到國際處，發出Offer Letter給學生，一般而言一件這樣的申請流程跑完一遍，在順利的情況下，可能要一週甚至更久，而且需要人工去盯著進度…XX大學國際教育處

看看用過線上招生系統的學校怎麼說？

完成報名的人數相較紙本時期(2012年以前)，增加了100件左右，也許不完全是因為網路報名而增加，也有可能是台灣整體上吸引外國學生來就學增加了。
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最方便的是我可以快速的知道自己的申請進度，而且自己下載入學通知。海外申請學生

錄取後的報到率仍維持在70%左右，與採用紙本時代相同；但申請報名人數增加了，也代表學生人數增加了。XX大學國際教育處

使用網路線上招生系統以後，潛在/尚未填完資料報名人數，每年都有500人以上，這是觀察的重點，畢竟這在採用紙本時代是很難花人力再去計算的。XX大學國際教育交流處

學生端可以自己看進度，減少很多電話詢問，當然使用者滿意度也提高了。XX大學國際教育處

調查外國學生接機、住宿和國際學伴需求，直接整合在每個同學的資料中，對後續處理相關業務省下很多時間。XX大學國際教育處

請把這些問題都交給專業處理吧

學生已備齊或補完相關申請資料了，接著需要各別電話或Email通知相關系所院或教務接續審核動作！XX大學國際教育處

繁瑣又重覆的事，就交給系統來處理吧！申請案件到下一層關卡，自動發送Email通知給審核人員。

教務處想知道這個申請案件是不是正常，資料曾經被修改過什麼呢？XX大學國際教育處

主動記錄各個欄位的修改記錄包括修改人員、原始內容及變更後內容。

來自尼泊爾的申請學生，需要補上中學歷年成績和護照等文件，使用Email通知該申請學，文件寄來後再歸檔到同一份申請案件中，整個的流程看似簡單，但卻很耗人力與精神。XX大學國際教育處

使用系統可以主動發送補件通知，學生可以自行上傳補件。

不用再自已輸入學生Email寄送補件通知，可以避免人為輸入錯誤或寄錯人。

天啊！系所或教務來詢問目前申請人數，這也是個折磨人的問題，花時間在這種事情上，真的浪費精力。XX大學國際教育處

系統會根據各系所院登入的帳號，看到屬於自已的審核案件及申請件數統計。

只要有海外的學生撥打電話來詢問申請進度，就像作戰一樣，因為有一大堆申請文件，要花時間翻找，總算找到了，但根本不曉得現在申請案件卡在哪一個關卡了？XX大學國際教育處

現在您不用煩惱這個事，因為學生可以直接在系統上查詢申請進度。

系統可以看到目前進度，以及其他單位審核的註記及狀態是什麼。

這份申請文件通常不止一頁，需要影印多份，送交其他相關處室審查；除了看的見的影印成本之外，還有處理影印的人工成本。XX大學國際教育處

響應環保減碳，減少影印用紙數量；少砍了樹也對環境友善，因為線上審核電子檔案減少文件影印。

「科技始終來自於人性」- 把繁瑣的事交給我們吧！Nokia,諸銘科技